Databaseonderhoud instellen

Om aan de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) te voldoen, is het belangrijk om het automatische databaseonderhoud in TOOL2MATCH in te stellen. Dit onderhoudssysteem zorgt er voor dat kandidaten die de Privacy Policy niet (langer) hebben geaccepteerd, automatisch door TOOL2MATCH uit de database worden verwijderd. Door middel van het onderhoud zorg je er dus voor dat alle kandidaten die bij jou in de database zitten, zich hiervan bewust zijn én dit ook willen. Hoe het databaseonderhoud wordt ingesteld, lees je in dit artikel. 

Databaseonderhoud instellen

Stap 1. Open het tabblad "Database onderhoud"

Ga naar de pagina ‘Database’... 

 ... en klik door naar het tabblad "Databaseonderhoud".  

Stap 2. Scroll naar het kader "Nieuwe criteria instellen"

Scroll naar het tweede kader "Nieuwe criteria instellen". In dit kader zie je allerlei opties staan om aan-/ en uit te vinken. Door middel van deze opties bepaal je hoe het databaseonderhoud voor jouw omgeving wordt ingesteld.   

Stap 3. Stel een uiterlijke datum in hoe lang kandidaten bewaard blijven

De datum die hier wordt ingevuld, bepaalt hoe lang kandidaten uiterlijk in de database behouden blijven voordat ze verwijderd worden door het automatische databaseonderhoud. 

Standaard staat deze datum op 1 jaar geleden. Vanuit de (standaard) Privacy Policy van TOOL2MATCH geven kandidaten namelijk akkoord op het bewaren van hun gegevens tot 1 jaar na het laatste contactmoment. Dit houdt in dat kandidaten met wie al langer dan 1 jaar geen contact meer is geweest, verwijderd worden uit de database. 

Voorbeeld: Kandidaten die op 2 juni 2021 de laatste afwijzingsmail hebben ontvangen, zullen op 1 juni 2022 uit de database worden verwijderd

In principe hoef je deze datum dus niet aan te passen. Wanneer jouw organisatie met een andere privacy policy werkt waarin een andere bewaartermijn wordt gehanteerd, is het wel mogelijk om de datum aan te passen. 

Stap 4. Bepaal welke kandidaat-statussen je meeneemt in het onderhoud

In de middelste kolom bepaal je welke kandidaat-statussen je meeneemt in het databaseonderhoud. 

TOOL2MATCH kent de volgende statussen van kandidaten: 

• Favoriete kandidaten: Dit zijn de kandidaten die een positieve indruk hebben achtergelaten en die je graag in de toekomst wil benaderen voor openstaande functies binnen de organisatie. 
• Zwarte lijst kandidaten: Dit zijn de kandidaten bij wie je hebt aangegeven ze niet meer als kandidaat in procedures te willen. 
• Normale kandidaten: Alle kandidaten die niet ‘favoriet’ zijn of op de ‘zwarte lijst’ staan, zijn normale kandidaten. 
• Aangenomen kandidaten: Dit zijn de kandidaten die in het systeem worden herkend als kandidaten die aanbiedingen hebben geaccepteerd. 

Om de AVG volledig na te leven, vink je alle verschillende kandidaat statussen aan. Wanneer je een goede reden hebt om bepaalde kandidaten niet mee te nemen in het database onderhoud, vink je deze uit.

Stap 5. Bepaal welke kandidaat-typen je meeneemt in het onderhoud

In de rechterkolom bepaal je welke kandidaat typen je wil meenemen in het onderhoud.

We herkennen in TOOL2MATCH de volgende 3 kandidaat-typen:

De kandidaat-typen "Volledig akkoord" worden altijd meegenomen in het databaseonderhoud. Hoe lang deze kandidaten in de database blijven staan is afhankelijk van de datum die je hebt ingevuld tijdens stap 2 (standaard 1 jaar). 

Voor de andere 2 kandidaat-typen kan je aan de rechterkant bepalen of je deze meeneemt in je databaseonderhoud.
Ook hiervoor geldt weer dat je de AVG volledig naleeft op het moment dat je alle kandidaat typen aangevinkt houdt. 

**LET OP: Wanneer je deze 2 kandidaat-typen hier uitvinkt, worden de kandidaten alsnog meegenomen in het databaseonderhoud die gebaseerd is op de datum die je bij stap 2 hebt ingesteld (standaard 1 jaar). 

Stap 6. Maak het databaseonderhoud een automatisch terugkerend proces

Bij uitvinken van "Schoon maandelijks automatisch op" wordt de opschoonactie slechts eenmalig gedaan. Bij aanvinken herhaalt het proces zich maandelijks, en zal de verwijderdatum automatisch een maand opschuiven. Wil je het schema wijzigen na een eerder opschoonactie? Doorloop deze stappen dan opnieuw; het oude schema wordt dan overschreven. 

Stap 7.  Stuur de kandidaten een mail om in de database te blijven

Laat het veld voor "Stuur kandidaten een mail met de keuze in het bestand te blijven" aangevinkt staan wanneer je kandidaten op het moment dat ze verwijderd worden uit de database een mail wil sturen. Met deze mail geef je kandidaten nog de mogelijkheid om bij jullie in de database te blijven. 

**LET OP: Bij uitvinken worden de kandidaten verwijderd zonder dat ze hiervan bericht krijgen. Ze kunnen dus ook niet aangeven toch in de database te willen blijven. 

**LET OP: Werk jij met een meertalige omgeving? Controleer dan via de Settingspagina welke mail wordt verstuurd naar Engelstalige kandidaten. Deze kan je via de Settingspagina eventueel ook nog wijzigen. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel. 

Stap 8. Bericht naar kandidaten aanpassen

Indien je hebt aangevinkt om de kandidaat een mail te sturen met de keuze om in het bestand te blijven, kan je de mail die wordt verstuurd nog aanpassen. Wanneer je dit hebt uitgevinkt, kan je deze stap overslaan. 

Er staat al een voorbeeldbericht in TOOL2MATCH. Deze kan je natuurlijk naar wens nog aanpassen. Zorg er in ieder geval voor dat je het mergeveld [link] erin houdt. Dit is namelijk de manier waarop kandidaten kunnen aangeven toestemming te geven om hun profiel nog 1 jaar te behouden. 

Stap 9. Bevestig het database onderhoud

Tot slot moet je het databaseonderhoud bevestigen. Dit doe je door een vinkje te zetten onder het kopje “Bevestigen”, je wachtwoord ter bevestiging in te vullen en te klikken op de button “… kandidaten verwijderen”. 

Indien er al kandidaten in de database zitten die door het instellen van het databaseonderhoud worden verwijderd, zie je op de button een cijfer staan. 

**Let op: De gebruiker die het databaseonderhoud instelt en bevestigt, is de persoon uit wiens naam de eventuele mails naar kandidaten worden verstuurd. 

Stap 10. Je databaseonderhoud staat ingesteld!

Op het moment dat je database onderhoud staat ingesteld, gaat er technisch gezien het volgende gebeuren: 

1. TOOL2MATCH herkent dat de kandidaat de privacy policy niet (langer) heeft geaccepteerd
2. De kandidaat wordt voor 1 maand in 'quarantaine' gezet. Dit houdt in dat de kandidaat vanaf dat moment niet meer vindbaar is in de database. 
3. Kiest de kandidaat ervoor om in de database te blijven? Dan wordt de kandidaat teruggeplaatst in de database en wordt de Privacy Policy met 1 jaar verlengd
4. Voert de kandidaat geen actie uit? De gegevens van de kandidaat worden na 1 maand definitief verwijderd.