Waarschuwings e-mail aan kandidaten die verwijderd worden

Tijdens het instellen van het databaseonderhoud kan je ervoor kiezen om een mail naar kandidaten te versturen op het moment dat ze verwijderd worden uit de database. Met deze mail geef je uitleg aan de verwijdering uit de database en geef je kandidaten de mogelijkheid om in de database te blijven. Deze mail kan je tijdens het instellen van het databaseonderhoud aanpassen, maar ook vanuit de Settingspagina. 

Aanpassen mailsjabloon databaseonderhoud

Stap 1. Open het tabblad "Vacature instellingen"

Ga naar de pagina "Settings"... 

... en klik door naar het tabblad "Vacature instellingen"

Stap 2. Scroll naar het kader "Emailsjablonen beheren"

Het eerste kader dat je tegenkomt is het kader "Emailsjablonen beheren". In dit kader heb je de mogelijkheid om nieuwe mailsjablonen toe te voegen, aan te passen en of verwijderen. 

Stap 3. Pas het sjabloon "Waarschuwings e-mail aan kandidaten die verwijderd zullen worden" aan

De mailsjablonen staan op alfabetische volgorde. Om het mailsjabloon "Waarschuwings e-mail aan kandidaten die verwijderd zullen worden" te openen, scroll je dus een stukje naar beneden. 

Klik op de naam van het sjabloon om het te openen. 

In een nieuw scherm dat wordt geopend, kan je het mailsjaboon op de volgende punten aanpassen: 

1. Naam: Dit is de naam van het sjabloon zoals hij in het overzicht binnen TOOL2MATCH wordt getoond. 
2. Doelgroep: Pas hier niks in aan. Hiermee kan je de doelgroep van de mail aanpassen, maar dat is voor deze mail niet relevant. 
3. Onderwerp: Dit wordt het onderwerp van de e-mail die naar de kandidaten wordt verstuurd. 
4. Bericht: Dit wordt de inhoud van de mail die wordt verstuurd naar de kandidaten.

Er staat al een voorbeeldbericht in TOOL2MATCH. Deze kan je natuurlijk naar wens nog aanpassen. Zorg er in ieder geval voor dat je het mergeveld [link] erin houdt. Dit is namelijk de manier waarop kandidaten kunnen aangeven toestemming te geven om hun profiel nog 1 jaar te behouden.  

Klik op de button "OPSLAAN" om de mail aan te passen. 

Stap 4. Werk jij met meertaligheid? Pas dan ook het Engelstalige bericht aan

Wanneer je met meertaligheid werkt, wil je natuurlijk dat de Engelstalige kandidaten een soortgelijk bericht ontvangen maar dan in het Engels. 

Klik hiervoor in het kader "Emailsjablonen beheren" rechtsboven in het kader op het Nederlandse vlaggetje en klik de instelling om naar "Vertaal in het Engels".

Klik wederom het mailsjabloon "Waarschuwings e-mail aan kandidaten die verwijderd zullen worden" aan. Je ziet een soortgelijk scherm als tijdens het aanpassen van het Nederlandstalige sjabloon alleen staat nu alles in het Engels. Pas indien gewenst het mailbericht aan en klik op de button "OPSLAAN". 

LET OP: Bij meertaligheid zal TOOL2MATCH herkennen of de kandidaat een Nederlandstalige kandidaat betreft of een Engelstalige kandidaat. Hiervoor hoef je tijdens het instellen van het databaseonderhoud niks aan te passen.