Databaseonderhoud instellen

Gewijzigd op Wo, 1 Okt om 3:21 PM

Met de functie Databaseonderhoud kun je ervoor zorgen dat kandidaatgegevens automatisch worden opgeschoond in lijn met de AVG-wetgeving. Zo blijven alleen kandidaten in je database die expliciet toestemming hebben gegeven of waarvoor je een AVG-conforme reden hebt om de gegevens te bewaren.

Waarom databaseonderhoud?

Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mogen gegevens van kandidaten niet onbeperkt bewaard blijven. Met deze instellingen bepaal je zelf:

Hoelang je kandidaten met toestemming wilt bewaren.
Welke statussen en kandidaattypes automatisch verwijderd moeten worden.
Of kandidaten eerst een e-mail ontvangen met de optie om in de database te blijven.

Databaseonderhoud instellen

Stap 1. Open de instellingen

Ga naar de pagina ‘Database’...

... en klik door naar het tabblad "Databaseonderhoud".

Je hebt in het kader "Databaseonderhoud instellen" de mogelijkheid om het databaseonderhoud voor de eerste keer óf opnieuw in te richten.

Stap 2. Kies de statussen van kandidaten

Selecteer welke kandidaten moeten worden meegenomen in het onderhoud. Je kunt kiezen uit:

Normaal
Favoriet
Afwijsregister
Aangenomen

Tip: We raden aan om alle statussen mee te nemen. Heb je een AVG-conforme reden om een status uit te sluiten? Dan kun je deze optie uitvinken en overslaan in het onderhoud.

Stap 3. Kies de kandidaattypes die verwijderd mogen worden

In TOOL2MATCH onderscheiden we de volgende kandidaattypes:

Privacy instellingen?	Korte omschrijving	Inloggegevens?	Privacy policy?	Hoe lang bewaard?
Volledig akkoord	Kandidaten die tijdens het solliciteren de privacyverklaring hebben geaccepteerd of tijdens het inloggen in het kandidatenportaal.	Ja	Ja	Tot de ingestelde bewaartermijn na het laatste contactmoment (12 maanden aanbevolen)
Bewust van opname in database	Kandidaten die tijdens het solliciteren niet de privacyverklaring hebben geaccepteerd en nooit in het kandidatenportaal hebben ingelogd.	Ja	Nee	Tot 4 weken na verplaatsen naar fase "Afgewezen" of "Aangenomen"
Niet bewust van opname in database	Kandidaten die handmatig aan het systeem zijn toegevoegd en geen inloggegevens hebben voor het kandidatenportaal.	Nee	Nee	Tot 4 weken na toevoegen aan de database

Tip: Voor volledige AVG/GDRP-conformiteit raden we aan alle kandidaattypes mee te nemen in het onderhoud.

Stap 4. Stel bewaartermijn in

Bepaal hoe lang de gegevens van kandidaten maximaal bewaard mogen worden. Opties:

3 maanden
6 maanden
12 maanden (aanbevolen)
18 maanden
24 maanden

Tip: In de privacyverklaring gaan kandidaten standaard akkoord met het verlengen van hun gegevens voor 1 jaar. Daarom adviseren we 12 maanden te selecteren.

Stap 5. Configuratie-opties

Je kunt kiezen uit de volgende opties:

Automatisch dagelijks herhalen (aanbevolen): het opschonen wordt elke nacht uitgevoerd.
Eerst e-mail versturen naar kandidaten: kandidaten ontvangen een bericht met de mogelijkheid om hun gegevens te behouden.

Stap 6. Bericht naar de kandidaten

Afhankelijk van je keuze in “Configuratie-opties” zie je hier een preview van het bericht dat naar kandidaten wordt gestuurd.

Wil je het bericht aanpassen of weten welke berichten naar meertalige kandidaten worden gestuurd? Alle mailsjablonen vind je onder “E-mailsjablonen beheren” op de pagina /settings/job. Hoe je e-mailsjablonen beheert, staat ook in dit artikel beschreven.

Stap 7. Bevestig databaseonderhoud

Onderaan verschijnt een samenvatting van je instellingen. Controleer of alles correct is:

Via de tekst "het overzicht" kan je doorklikken naar het overzicht van kandidaten dat met deze instellingen zal worden verwijderd.
Klik op Databaseonderhoud instellen om de instellingen definitief te activeren.
Vul je wachtwoord in ter bevestiging.

Na activatie wordt het onderhoud automatisch uitgevoerd tijdens de eerstvolgende nacht.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als een kandidaat opnieuw toestemming geeft?

De bewaartermijn begint opnieuw te lopen vanaf het moment dat de kandidaat toestemming geeft. Afhankelijk van de termijn die je hebt ingesteld, wordt de kandidaat na die periode opnieuw benaderd en eventueel verwijderd.

Kan ik de instellingen later wijzigen?

Ja, je kunt de instellingen op elk moment aanpassen.

Worden gegevens direct verwijderd?

Nee, het verwijderen gebeurt tijdens de eerstvolgende onderhoudsronde (meestal ’s nachts).