Gegevens van kandidaten exporteren naar een Excel bestand

Het is mogelijk om een data-export te maken van de kandidaat gegevens die zich in jouw database bevinden. Dit kan je bijvoorbeeld uitvoeren wanneer je een overzicht wil creëren van alle kandidaten die "In behandeling" zitten en/of wanneer je gegevens wil overzetten naar een ander systeem. Ben hier wel voorzichtig mee in verband met de privacygevoelige informatie waar je mee werkt. 

Hoe maak je een data-export van de kandidaatgegevens? 

Stap 1. Open het tabblad "Database onderhoud"

Ga naar de pagina ‘Database’... 

... en klik door naar het tabblad ‘Database onderhoud’. 

Stap 2. Scroll naar het tabblad "Data exporteren"

Scroll een stuk naar beneden tot je het kader "Data exporteren" ziet. Vanuit dit tabblad kan je een export gaan draaien van de database. 

Stap 3. Kies welke informatie je wil exporteren 

 Kies vervolgens van welke informatie je een export wil ontvangen door vinkjes aan-/uit te vinken. Je kan een keuze maken tussen de volgende filteropties: 

• Publicatiestatus van de vacatures (Gepubliceerd, niet-gepubliceerd en/of gearchiveerd)
• Fase van de kandidaten (nieuw, shortlist, in behandeling, uit database, Af te wijzen, Afgewezen en Aangenomen)
• Gegevenstype
  1. Persoonsgegevens: Er wordt een export gegenereerd waarin alle NAW-gegevens van de kandidaat zijn opgenomen. Daarnaast wordt verwezen naar de vacature waarop is gesolliciteerd en op welk moment de kandidaat is toegevoegd. 
  2. Sollicitatiegegevens: Er wordt een export gedraaid van alle gegevens die zijn gekoppeld aan een sollicitatie. Denk hierbij aan de vacature sollicitatiedatum, mediabron, eventuele gesprekken, opmerkingen. 
  3. Alle kandidaatgegevens: Er wordt een export gedraaid van zowel de Persoonsgegevens als de Sollicitatiegegevens. 

Stap 4. Bevestig het data-export

Bevestig de actie door een vinkje te zetten voor de zin “Ja, ik begrijp dat TOOL2MATCH niet verantwoordelijk is voor eventueel datalek vanwege het niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens in het export-bestand”. 

Vul vervolgens ter controle je wachtwoord in en klik op de button “Data export starten”.  

**Let op: 

• Probeer het exporteren van gegevens van kandidaten de minimaliseren om een eventueel datalek te voorkomen. Voer enkel een export uit op het moment dat je het op geen andere manier kan oplossen en ben voorzichtig met het downloaden en verspreiden van de gegevens
• Bij alle exports wordt ook een map met alle cv’s en motivatiebrieven van kandidaten toegevoegd.
• Alle beheerders van de TOOL2MATCH omgeving ontvangen een mail met daarin de vermelding wanneer en door wie een data-export is uitgevoerd. 
• Het duurt enkele minuten om het bestand te comprimeren. Om die reden stuurt het systeem een mail naar de beheerder wanneer de download klaar staat. De link in deze mail die de gegevens van de data-export bevat, blijft maar 3 dagen geldig vanwege veiligheidsredenen.