Mailsjabonen toevoegen en bewerken

Een groot gedeelte van je communicatie met kandidaten vindt natuurlijk plaats per mail. Je kan in TOOL2MATCH daarom vele standaard mailsjablonen borgen. Vanuit TOOL2MATCH zijn al veel mails toegevoegd, maar je kan zelf altijd nieuwe sjablonen toevoegen en/of de bestaande bewerken. 

Welke mails vind je terug in TOOL2MATCH?

Standaard worden vanuit TOOL2MATCH een aantal mailsjablonen toegevoegd die zijn gekoppeld aan drie verschillende doelgroepen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende 3 doelgroepen: 

• Kandidaten: Deze mails worden verstuurd aan reguliere kandidaten. Dit zijn de kandidaten die zelf solliciteren via het sollicitatieformulier of handmatig worden toegevoegd aan de database. 
• Externe recruitmentbureaus: De mails worden verstuurd aan bureau-kandidaten. Dit zijn de kandidaten die door een bureau-recruiter via het externe bureau-portaal zijn geüpload. 
• Gebruikers: Deze mails worden verstuurd naar Gebruikers van het systeem. 

Daarnaast heb je enkele systeemmails binnen TOOL2MATCH. Dit zijn mails waaraan acties zijn verbonden. Deze mails kan je wel aanpassen qua inhoud, maar kunnen niet worden verwijderd uit het systeem. TOOL2MATCH heeft deze namelijk 'nodig' op het moment dat je een bepaalde acties wil uitvoeren in TOOL2MATCH. Je herkent deze mails doordat er geen kruisje aan de rechterkant van het veld staat. 

Mailsjablonen toevoegen en bewerken

Stap 1. Open het tabblad "Vacature instellingen"

Ga naar de pagina "Settings"...

... Klik door naar het tabblad "Vacature instellingen".  

Stap 2. Ga naar het kader "E-mailsjablonen beheren"

Het eerste kader wat je tegenkomt is het kader "E-mailsjablonen beheren". Je ziet in dit kader een overzicht van alle mailsjablonen die op dit moment beschikbaar zijn. 

Stap 3. Voeg een nieuw mailsjabloon toe

Klik rechtsboven in het kader op de blauwe button met het plusje om een nieuw mailsjabloon toe te voegen. Er ontstaan nu 2 velden; het veld waar je de naam van het sjabloon kan invoeren en het veld waar je de doelgroep voor de mails bepaalt. Vul deze gegevens in en sla het nieuwe mailsjabloon op door op de groene button met vinkje te klikken. 

Stap 4. Pas een mailsjabloon aan

Klik op de naam van het mailsjabloon om deze aan te passen en/of in te richten op het moment dat je dit mailsjabloon zojuist hebt aangemaakt. Er opent zich nu een scherm waar je het mailsjabloon in kan gaan aanpassen. 

Aan de linkerkant van het scherm heb je de mogelijk om de naam en de doelgroep van het mailsjabloon aan te passen. 

Aan de rechterkant van het scherm heb je de mogelijkheid om het onderwerp van de mail en de inhoud van de mail aan te passen. Je kan in deze velden gebruik maken van verschillende variabelen die in de uiteindelijke correspondentie automatisch worden vervangen dor de bijbehorende waarde. Zo kan je bijvoorbeeld gebruik maken van de variabele ‘[vacaturenaam]’, in het daadwerkelijke bericht zal op deze plek in de tekst automatisch de bijbehorende vacaturenaam worden toegevoegd. 

De volgende variabelen zijn beschikbaar in het systeem:

• Vacaturenaam;
• Voornaam;
• Achternaam;
• Handtekening; 
• Aanhef;
• Inloglink;
• Afwijsreden;
• Logo. 

**Let op: Zorg ervoor dat de variabelen in kleine letters worden geschreven en tussen blokhaken worden gezet (voorbeeld: [vacaturenaam]). 

Stap 5. Sla de wijzigingen op  

Druk na aanpassen van het mailsjabloon op de blauwe knop ‘Opslaan’.