Externe bureaurecruiters toegang geven tot het bureauportaal

Op het moment dat je nauw samenwerkt met een externe partij die ondersteunt bij de werving van kandidaten, is het handig wanneer zij kandidaten ook direct aandragen in TOOL2MATCH. Op die manier behoud jij je kandidatenoverzicht namelijk in TOOL2MATCH en hoef je er geen externe mappen naast te bewaren om de gegevens van kandidaten te bewaren. Het is daarom mogelijk om een dergelijk bureau toegang te geven tot het bureau-portaal. Via dat bureau kunnen eenvoudig kandidaten worden aangedragen. Hoe je dit inricht en de voordelen hiervan? Dat lees je in dit artikel. 

Waarom is het handig om te werken met deze feature?  

We merken dat het wel eens voorkomt dat kandidaten worden aangedragen via de mail en/of worden aangedragen via het reguliere sollicitatieformulier. Hier zitten de volgende nadelen aan verbonden waardoor Het is om een aantal redenen interessant en belangrijk om met de feature "Toegang externe recruitmentbureaus" te werken: 

• AVG-proof: Alle kandidaatinformatie wordt geborgd in TOOL2MATCH. Hierdoor zweven er geen gegevens van kandidaten via de mail en/of worden er bestanden op je pc weggeschreven. Alles blijft in TOOL2MATCH en daarom in een beveiligde online omgeving. 
• TOOL2MATCH kan afzonderlijke kandidaatprofielen opbouwen: Er wordt in TOOL2MATCH een kandidaatprofiel aangemaakt a.d.h.v. het mailadres wat wordt ingevuld. Op het moment dat een bureaurecruiter meerdere kandidaten aandraagt via het 'normale' sollicitatieformulier, wordt het bestaande kandidaatprofiel constant overschreden met nieuwe informatie. Hierdoor kan het voorkomen dat je binnen een kandidaatprofiel verschillende gegevens van verschillende kandidaten ziet terugkomen. Op het moment dat het kandidaatprofiel via het bureau-portaal wordt aangedragen, bouwt TOOL2MATCH afzonderlijke kandidaatprofielen op. 
• Er kunnen eenvoudig meerdere kandidaten aan één vacature worden gekoppeld: Het is niet mogelijk om meerdere kandidaten voor één procedure aan te dragen via het sollicitatieformulier. TOOL2MATCH herkent namelijk dat het mailadres al is gekoppeld aan de vacature, waardoor er niet nóg een sollicitatie kan worden toegevoegd met hetzelfde mailadres. Via het bureau-portaal kunnen oneindig veel kandidaten worden gekoppeld aan dezelfde vacature. 
• Overzicht van alle kandidaten in TOOL2MATCH: Zowel voor de Gebruiker van TOOL2MATCH als voor de bureaurecruiter is het direct inzichtelijk welke kandidaten zijn aangedragen en welke informatie hieraan is gekoppeld. Gebruikers zien dit terug in hun "Gebruikersaccount" en de bureaurecruiters zien dit terug in hun "Bureau-portaal". 
• Geen handmatig werk voor jou als Gebruiker: Er hoeven niet meer handmatig profielen te worden geüpload in TOOL2MATCH op het moment dat je een kandidaatprofiel ontvangt via de mail. Dit kan de bureau-recruiter namelijk zelf eenvoudig borgen in het bureau-portaal. 

Hoe geef je recruiters toegang tot het bureau-portaal? 

Stap 1. Open het tabblad "Extra instellingen"

Ga naar de pagina "Settings"...

... en klik door naar het tabblad "Extra instellingen".  

Stap 2. Scroll naar het kader "Toegang externe recruitmentbureaus"

Het eerste kader wat je op deze pagina ziet is "Toegang externe recruitmentbureaus". In dit kader kan je de gegevens van bureau-recruiters beheren en dus ook nieuwe toevoegen.

Stap 3. Voeg een bureau-recruiter toe 

Klik op de button "Bureau toevoegen". 

Er klapt een formulier open waar je de gegevens van een bureau-recruiter kan invullen. Probeer de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen. Zorg er in ieder geval dat je de Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam en het mailadres juist invult. Zodra je de gegevens hebt ingevuld, klik je op de button "Gegevens opslaan". 

Stap 4. En dan? 

Er worden inloggegevens verstuurt naar het mailadres wat je hebt ingevuld. Met deze gegevens heeft de recruiter toegang tot het bureau-portaal en kunnen ze kandidaten gaan aandragen aan alle vacatures die gepubliceerd zijn in jullie TOOL2MATCH omgeving. 

**Let op: De mail met inloggegevens kan bij de ongewenste mail binnenkomen.