Gegevens van kandidaten doorsturen naar AFAS

Gewijzigd op Do, 17 Apr om 2:43 PM

Het is mogelijk om vanuit TOOL2MATCH een koppeling te maken met AFAS. Met deze koppeling kun je eenvoudig de basisgegevens van aangenomen kandidaten importeren naar AFAS, waar ze automatisch als “nieuwe werknemer” worden geregistreerd.

Gegevens van kandidaten doorsturen naar AFAS

Stap 1. Verplaats de kandidaat naar de fase "Aangenomen"

Alleen kandidaten die zich in de fase "Aangenomen" bevinden, kunnen worden geïmporteerd naar AFAS. Zorg er daarom voor dat de kandidaat deze status heeft voordat je de gegevens doorstuurt.

Wil je weten hoe je een kandidaat naar de fase "Aangenomen" verplaatst? Lees het in dit artikel: Een kandidaat verplaatsen naar een anders sollicitatie-fase.

Stap 2. Klik vanuit de kandidaatkaart op het AFAS-icoon

Klik vanuit de kandidaatkaart op het logo van AFAS. Er wordt een pop-up geopend waarin je de gegevens kunt aanvullen en controleren.

Stap 3. Vul gegevens aan en importeer ze

In de pop-up die wordt geopend heb je de mogelijkheid om gegevens aan te vullen. De volgende velden zijn beschikbaar:

Voornaam (verplicht);
Achternaam (verplicht);
E-mailadres (verplicht);
Telefoonnummer;
Geboortedatum;
Geslacht;
Straat;
Huisnummer;
Postcode;
Woonplaats.

Let op: Alleen de verplichte velden zijn noodzakelijk voor het doorsturen. Op basis van deze gegevens wordt de kandidaat in AFAS opgezocht. Als het profiel al bestaat, worden de gegevens geüpdatet. Zo niet, dan wordt er automatisch een nieuw profiel aangemaakt.

Stap 4. Koppelen "Onboarding Profiel"

Selecteer onder het kopje "Onboarding Profiel" in welke fase binnen AFAS de kandidaat geïmporteerd mag worden. Je kan hier selecteren uit de profielen die je zelf op de settings pagina hebt toegevoegd.

Meer informatie over het toevoegen en beheren van de Onboarding Profielen vind je in dit artikel: Voorbereiding AFAS - Ophalen gegevens.

Stap 5. Koppelen eventuele bijlagen

Als laatste stap heb je de mogelijkheid om bijlagen over te nemen naar AFAS. Hier kan je in ieder geval het CV en de motivatiebrief selecteren, maar bijvoorbeeld ook een ander document wat handig aan het kandidaatprofiel is gekoppeld.

Klik tot slot op de button "Gegevens versturen" om het kandidaatprofiel en alle behorende gegevens automatisch aan te maken in AFAS.

Stap 6. Controle op gegevens

Zodra de gegevens zijn doorgestuurd naar AFAS, verschijnt er een bevestiging in het tabblad "Activiteit".
Ontbreken er nog gegevens in AFAS? Klik dan opnieuw op het AFAS-icoon en vul de ontbrekende gegevens aan.
Omdat de naam en het e-mailadres zijn ingevuld, kan TOOL2MATCH controleren of het profiel al bestaat en zo nodig de gegevens bijwerken in plaats van opnieuw aanmaken.

✅ Tips voor een soepele import

Controleer of de verplichte velden correct zijn ingevuld om fouten te voorkomen.
Zorg dat de kandidaat zich daadwerkelijk in de fase "Aangenomen" bevindt voordat je de gegevens doorstuurt.
Vul optionele velden zo compleet mogelijk in voor een volledig profiel in AFAS.